Eticheta de business din Japonia nu este chiar atât de diferită – politeţea, sensibilitatea şi bunele maniere constituie baza etichetei de business din Japonia, aşa cum constituie baza şi pentru eticheta de business din Europa sau Statele Unite. Principala diferenţă este că eticheta de business din Japonia este mai formală – în special la începutul întâlnirii când momentul schimbului cărţilor de vizită aproape că a devenit ritual. Japanese business etiquette is not so different – politeness, sensitivity and good manners are the pillars of Japanese business etiquette just as they are of business etiquette in Europe or the US. The main difference is that Japanese business etiquette is more formal – especially so at a first meeting when the exchanging of the Japanese business cards is almost ritualistic. Sunt anumite aspecte ale etichetei de business din Japonia care sunt foarte tradiţionale în comparaţie cu eticheta de business din Europa sau Statele Unite, iar anumite situaţii (în special când închei o afacere cu o companie al cărui Administrator sau Senior Manager a decedat de curând) trebuie să fii mai sensibil. Cu toate acestea pentru administratorii companiilor străine, eticheta de business din Japonia nu este atât de diferită de cea a Germaniei, Franţei sau Regatului Unit, şi cu toate că pare diferită la suprafaţă în comparaţie cu eticheta de business din Statele Unite, nu e chiar atât de diferită odată ce ajungi să cunoşti oamenii cu care intri in contact. Aproape toate aspectele problematice cheie care trebuie avute în vedere sunt strâns legate de prima întalnire – în special în cazul întâlnirilor cu Directorii Executivi ai marilor companii. Pe măsura ce timpul trece şi relaţia cu un client devine mai puternică, formalităţile vor fi mult mai puţine – cu toate că niciodată nu la fel ca cele din Statele Unite. 1. Cărţile de vizită în limba japoneză Pentru eticheta de business din Japonia cărţile de vizită sunt un “must have”. Luaţi cel puţin 100 pentru o călătorie de afaceri în Japonia pe o durată de o săptămână, şi aşteptaţi-vă să înmânaţi 3-4 cărţi de vizită în cadrul micilor întâlniri şi aproximativ 10-12 în cadrul întâlnirilor mai mari. Cărţile de vizită trebuie printate faţă-verso, cu o parte scrisă în limba japoneză, folosind aceleaşi elemente ca şi pe partea cu limba engleză. În cazul în care cartea de vizită originală nu este în limba engleză (ex. germană, franceză, spaniolă) atunci folosiţi cărţi de vizită faţă-verso engleză – japoneză atunci când faceţi afaceri în Japonia. – Prezentati intotdeuna cartea de vizita ţinând-o cu ambele maini, cu textul în limba japoneză înainte (plasând logo-ul companiei deasupra textului în limba japoneză vă va ajuta să orientaţi corect cartea de vizită). – Acceptaţi cartea de vizită cu respect, folosind ambele mâini, şi mulţumiţi sau spuneţi “Hajimemashite”, în traducere din limba japoneză “Mulţumesc”. – Nu luaţi niciodată notiţe pe o carte de vizită japoneză – niciodată! Luaţi cu dvs. mereu un blocnotes pentru a lua notiţe, sau introduceţi-le în PDA. – Nu uitaţi să luaţi mereu în mod conştient toate cărţile de vizită în limba japoneză şi să le puneţi în servietă la finalul întâlnirii. Uitarea cărţilor de vizită reprezintă pentru un funcţionar japonez o “palmă peste faţă” – îi aratâă acestuia că nu îl consideraţi important. 2. Eticheta vestimentară în afaceri – Bărbaţi – Este posibil ca eticheta de business japoneză să devină mai puţin formală, însă codul vestimentar nu pare să se schimbe. Purtaţi costume închise la culoare (albastru marin sau negru) cu o cămaşă albă şi cravată (cod vestimentar valabil în lunile octombrie-aprilie) şi costum gri (mai-septembrie). – Verile în Japonia sunt foarte călduroase, cu umiditate crescută, iar majoritatea bărbaţilor din Japonia poartă cămăşi cu mâneci trei sferturi în lunile de vară. Aceştia nu poartă costume negre, cămăşi albe şi cravate negre, pentru că acesta este codul vestimentar de înmormântare. – Companiile japoneze nu permit bărbaţilor să poarte barbă sau să se radă în cap. Şi, bineînţeles vestimentaţia ta nu este completă fără cărţile de vizită în limba japoneză! – Femei – cu toate că în cazul femeilor nu depinde atât de codul vestimentar de business cât de cultură, mulţi bărbaţi japonezi nu relaţionează bine cu femeile în poziţii de putere, iar acest lucru poate reprezenta o problemă pentru femeile Director Executiv din Europa şi Statele Unite. – Pentru a evita să fiţi tratată ca o “secretară”, este de recomandat să vă purtaţi părul mai scurt (sau legal la spate), costume cu pantalon sau fustă lungă, în culorile sezonului, la fel ca bărbaţii. Femeile japoneze sunt în pas cu moda, multe dintre acestea purtând Gucci, Chanel, Prada etc. (cu toate că majoritatea companiilor impun femeilor din personalul companiei să poarte uniformele companiei la lucru). 3. Întâlnirile de afaceri – Nu ţin neaparat de eticheta de business în Japonia, însă şi aici este bine să sunaţi cu 1-2 ore înainte de o întâlnire planificată pentru a confirma faptul că sunteţi pe drum. – Dacă veţi ajunge târziu la întâlnire este bine să sunaţi cu cel puţin 1 oră înainte pentru a permite clientului să restabilească întâlnirea. – Este bine să ajungeţi întotdeauna cu 10 minute mai devreme, cu atât mai mult cu cât întâlnirea se va purta cu un Director Executiv. – Planificaţi o agendă exactă pentru întâlnire – dacă partenerul japonez spune că întâlnirea va lua sfârşit la ora 4, atunci probabil că nu se va prelungi pentru că angajaţii au un program foarte strâns. – Aşteptaţi să fiţi invitat să luaţi loc în sala de sedinţe pentru că este un obicei cu privire la care participantul la întâlnire ia loc într-o anumită parte a mesei (obicei ce se presupune a data din era samurailor). – Este indicat ca în cadrul întâlnirilor de business în Japonia să luaţi multe notiţe – acest lucru indică interes, iar japonezii sunt instruiţi să noteze totul la fiecare întâlnire. Dacă uitaţi de un discount pe care l-aţi promis într-o dimineaţa devreme, chiar şi un an mai târziu participantul japonez la întâlnire vă va arata notiţele luate la acea vreme! – Nu uitati să luaţi cărţile de vizită în limba japoneză! 4. Obiceiuri personale – Nu vă suflaţi nasul într-un loc public (inclusiv în sala de şedinţe). – Nu daţi mâna la prima întâlnire – majoritatea japonezilor strâng mâna rareori, iar acest lucru poate fi deosebit de inconfortabil pentru aceştia încât să evite să mai participe la o altă întâlnire cu dvs. – Nu bateţi niciodată pe umăr sau pe spate un bărbat japonez – Nu faceţi niciodată remarci ce ar putea prejudicia pe cineva, inclusiv competitori sau angajaţii dvs. – Zâmbiţi întotdeauna, fiţi plăcut, dornic să învăţaţi, adresaţi multe întrebari despre compania clientului dvs. (şi niciuna despre viaţa privată a acestuia/acesteia). There are certain aspects of Japanese business etiquette that are very traditional compared to business in the US and Europe and certain situations (most especially when doing business with a company where an executive or senior manager has recently died) where you must be very sensitive. For foreign company executives though, Japanese business etiquette is not too different from that of Germany, France or the UK and while very different on the surface from US business etiquette, it is not so different once you get to know the people you are dealing with. The key issues to be aware of are almost all related to initial meetings – especially with senior executives of large companies. As time passes and your relationship with a customer strengthens, the formalities will lessen- although never to the same extent as in the US. 1. Japanese business cards: In Japanese business etiquette, Japanese business cards are a ‘must have’. Carry at least 100 for a 1 week business trip to Japan and expect to give out 3 – 4 Japanese business cards at a small meeting and as many as 10 – 12 at a larger meeting. Have double-sided Japanese business cards printed with the Japanese language side being custom designed using the same elements as the English side. If your original business card is not English (i.e. German, French, Spanish etc.) then use double-sided English and Japanese business cards when doing business in Japan. – Always present your Japanese business card holding it with both hands, Japanese-language side facing forward (having your company logo at the top of the Japanese-language side will help you orientate it correctly!). – Accept a Japanese business card with respect, using both hands, saying ‘Thank you’ or ‘Hajimemashite’ as you do so. – Never write notes on a Japanese business card – never! Carry a small note book to write down notes or enter them into your PDA. – Remember to deliberately and carefully pick up all of the Japanese business cards you receive and put them into your case at the end of the meeting. Forgetting his business card is a slap in the face to a salary man – it says you did not consider him to be relevant. 2. Business attire: – Men – Japanese business etiquette may be getting less formal but business attire does not seem to be changing. Wear dark suits (navy or black) with white shirt and tie from October – April and gray suit from May – September. – Japanese summers are hot and humid and most Japanese men wear half-sleeve shirts during the summer months. Do not wear black suit, white shirt and black tie because that is funeral attire. Japanese men typically have well groomed short hairstyles but if you are the President of a software, Internet, design or fashion company then a pony-tail may be acceptable. – Japanese companies do not allow male employees to wear beards nor to shave their heads. Of course your attire is not complete without your Japanese business cards! – Women – although not so much an aspect of Japanese business etiquette as of culture, many Japanese men do not relate easily to women with authority in business and that can present problems for women executives from the US and Europe. – To avoid being treated as an ‘office-lady’, it is advisable that you wear shorter (or tied back) hair, trouser suits or longer skirt suits with seasonal colors as for men. Japanese women are very fashion conscious and many wear Gucci, Chanel, Prada etc. (although most companies require their female staff to wear company uniform while working). 3. Business meetings: – Not strictly Japanese business etiquette but always telephone 1 – 2 hours prior to a scheduled meeting to confirm that you are on your way. – If you will be late arriving for a meeting then call at least 1 hour in advance to allow the customer to reschedule. – Always arrive 10 minutes early for a meeting, more if the meeting will be with senior executives. – Plan an exact agenda for the meeting – if the Japanese side say the meeting will finish at 4pm then it probably will not be extended because employees run on tight schedules. – Wait to be seated in the meeting room because there is a custom regarding which party sits on which physical side of the table (which supposedly dates back to the samurai era). – It is good Japanese business etiquette to take lots of notes – it indicates interest and Japanese are trained during induction to note down everything at meetings. If you forget a discount that you promised in an early meeting, even a year later the Japanese side will show you the note they made at the time! – Don’t forget your Japanese business cards! 4. Personal habits: – Do not blow your nose in a public place (including meeting rooms). – Do not grab your host’s hand when first meeting – many Japanese seldom shake hands and can be so uncomfortable doing so as to avoid meeting again. – Never pat a Japanese man on the back or shoulder. – Never make derogatory remarks about anyone, including your competitors and own employees. – Always smile, be pleasant, be willing to learn, ask a lot of questions about your customer’s company (and none about his/her private life).]]>
