- Testează-ți configurările
Scopul întâlnirilor online este să ne putem asculta și să ne vedem virtual. Dacă există o problemă cu oricare dintre opțiuni, nu ne vom atinge scopul întâlnirii. De asemenea, verifică-ți conexiunea la internet.
- Dezactivează-ți sunetul implicit
Fie că este o întâlnire cu multe persoane, fie o întâlnire limitată la 2-3 persoane, asigură-te că activezi opțiuni cum ar fi dezactivarea implicită în timp ce te înscrii pentru audio și video. Acest lucru îți va câștiga timp să te organizați și să nu transmiți sunete și imagini nedorite.
Afișează sunetul numai când îți vine rândul să vorbești sau când este necesar.
- Alege tehnologia sau software-ul potrivit
Pentru a vă asigura că toată lumea este la fel de productivă la întâlnire, trebuie să aveți software-ul potrivit. Software-ul de întâlnire online ar trebui să fie simplu și ușor de utilizat. Oricine ar trebui să poată intra fără probleme, fără să apară momente de confuzie.
Pentru partajarea de fișiere, bazarea pe cele mai comune instrumente, precum Google Drive sau Dropbox este suficient de bună. De asemenea, utilizați o platformă comună Calendar, astfel încât toată lumea să primească invitația fără a trimite zeci de e-mailuri ca memento.
- Nu tasta în timpul întâlnirii
Nu arată deloc bine, atunci când cineva explică un concept și o mulțime de oameni încep să folosescă tastatura pentru a lua notițe sau pentru a lucra la alte sarcini.
Întâlnirile necesită ca toată lumea să fie mai alertă și mai prezentă mental în discuție pentru a purta conversații care să provoace mai multe idei. Preluarea de notițe poate fi automatizată pentru a crește productivitatea întâlnirilor.
- Fii îmbrăcat corespunzător
Să lucrezi de acasă nu înseamnă neapărat că trebuie să te îmbraci ca și cum ai ieși la birou, dar asigură-te că ai ținute profesionale la întâlniri, în funcție de roluri.
Dacă este o întâlnire cu clienții sau o întâlnire internă a echipei cu cineva din management, este recomandat să porți o cămașă sau ceva care pare cel puțin semi-profesionist.
Impresionează persoanele care te vor asculta.
- Fundal clar
Alege întotdeauna un loc cu un fundal simplu, cum ar fi un perete și nu cu un loc care să afișeze tone de lucruri în spatele tău. Oricine te ascultă nu trebuie să fie distras cu ceea ce se află în fundal.
Ar trebui să se poată concentra pe fața ta și pe ceea ce spui.
- Minimizează mișcările corpului
Evită mișcările rapide. Mișcările rapide pot părea neclare sau agitate pentru alții în același apel. Mențineți contactul vizual cu camera și încercați să vă implicați mai mult în întâlnire.
- Fii atent
Pare evident, nu-i așa? Dar este des întâlnit ca oamenii să treacă la alte aplicații dacă întâlnirea se întinde prea mult. Sarcina gazdei ședinței este să mențină întâlnirea interesantă, precum și sarcina fiecărui participant, pentru a se asigura că acordă atenție întregii ședințe și a pune întrebări atunci când are nevoie de clarificări.
- Dezactivează-ți notificările
Este foarte ușor să uiți în timp ce lucrezi de acasă să dezactivezi notificările de pe telefonul mobil. Dezactivarea notificărilor sistemului și a dispozitivului mobil îți permite să nu fi distras în timpul întâlnirii.
- Evită să vorbești imediat
Așteptarea unei secunde înainte de a vorbi poate elimina confuzia. De exemplu, dacă nimeni nu vorbește, poți să intervii, altfel, așteaptă până când cealaltă persoană termină de vorbit. Ia întotdeauna în considerare faptul că întâlnirea este online și este posibil ca nu toate conexiunile de internet să fie stabile.
Concluzie
Se estimează că aproape 70% dintre oameni lucrează de la distanță cel puțin o dată pe săptămână. Șansele să ai o întâlnire online cu cineva care lucrează la distanță sunt mult mai mari decât au fost vreodată.
Învățarea etichetei de bază a întâlnirilor online este foarte importantă acum.
